企業(yè)預(yù)算管理需要優(yōu)秀工具

在完善了全面預(yù)算管理實(shí)戰(zhàn)理念的基礎(chǔ)上，如何讓預(yù)算真正對中小民營企業(yè)的經(jīng)營目標(biāo)進(jìn)行有效控制，最后的一個(gè)重要環(huán)節(jié)就是應(yīng)用高效先進(jìn)的全面預(yù)算管理工具。

博科資訊全面預(yù)算管理研究中心認(rèn)為，全面預(yù)算是對企業(yè)未來經(jīng)營狀況和財(cái)務(wù)結(jié)果的事前模擬，預(yù)算要發(fā)揮應(yīng)有的作用，有兩點(diǎn)非常重要：一是預(yù)算應(yīng)盡可能編制的比較詳細(xì)，只有細(xì)致的預(yù)算才有可能更符合企業(yè)的實(shí)際；二是預(yù)算必須能夠隨經(jīng)營環(huán)境的變化進(jìn)行動態(tài)的滾動調(diào)整。要做到這兩點(diǎn)，如果沒有信息化的手段，僅靠手工進(jìn)行預(yù)算編制和預(yù)算管理的工作非常繁瑣，工作量也非常大。

中小民營企業(yè)管理者可以根據(jù)企業(yè)的發(fā)展階段和經(jīng)濟(jì)實(shí)力選擇適合自己的全面預(yù)算管理工具，但是，在國內(nèi)企業(yè)信息化浪潮之中，企業(yè)預(yù)算管理必將經(jīng)歷Excel表（手工預(yù)算管理）、財(cái)務(wù)軟件預(yù)算管理，向?qū)�業(yè)化的預(yù)算管理軟件發(fā)展的過程。

Excel――手工預(yù)算的主流工具

尹棟梁認(rèn)為，對于多數(shù)中小民營企業(yè)而言，在企業(yè)發(fā)展的初期，應(yīng)用Excel進(jìn)行預(yù)算管理工作不失為成本低廉但效益明顯的選擇，但是，隨著預(yù)算管理涉及面不斷擴(kuò)展和企業(yè)管理精細(xì)化要求的不斷提高，僅僅依靠Excel進(jìn)行手工預(yù)算編制和管理的缺陷將將越來越突出。

1、難以實(shí)現(xiàn)各部門的有效參與和數(shù)據(jù)共享

全面預(yù)算是一個(gè)內(nèi)部聯(lián)系緊密的預(yù)算體系，既包括業(yè)務(wù)預(yù)算，還包括財(cái)務(wù)預(yù)算，需要企業(yè)的銷售、生產(chǎn)、采購到人力資源、財(cái)務(wù)等各部門共同參與編制，其中某些部門的預(yù)算編制需要運(yùn)用其他部門預(yù)算的數(shù)據(jù)，如生產(chǎn)部門編制生產(chǎn)預(yù)算一般需要銷售部門編制的銷售預(yù)算的數(shù)據(jù)。

由此，預(yù)算編制必然需要企業(yè)內(nèi)部各部門之間加強(qiáng)協(xié)調(diào)和溝通，由于Excel只是簡單的單機(jī)辦公軟件，運(yùn)用Excel表編制預(yù)算，各部門之間缺乏一個(gè)共享的數(shù)據(jù)平臺，大量的溝通工作必然需要通過文件傳遞、電話或面談等其他方式進(jìn)行，會大大影響預(yù)算編制的效率，甚至還有可能影響數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

2、難以實(shí)現(xiàn)預(yù)算編制以外的其它預(yù)算管理

除了編制預(yù)算的功能使用起來比較簡單、方便以外，預(yù)算管理的其他職能，如預(yù)算目標(biāo)的制定與分解、預(yù)算審批、預(yù)算下發(fā)、預(yù)算調(diào)整和預(yù)算分析等仍然需要手工完成，特別是預(yù)算的差異分析，數(shù)據(jù)量大，工作繁瑣，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，還可能造成數(shù)據(jù)錯誤。由此，嚴(yán)格意義上說，Excel并不具備現(xiàn)代企業(yè)全面預(yù)算管理的功能。

3、預(yù)算管理保密性和安全性的缺陷

預(yù)算數(shù)據(jù)包括企業(yè)的經(jīng)營和財(cái)務(wù)目標(biāo)和計(jì)劃數(shù)據(jù)，這往往是企業(yè)內(nèi)部相對機(jī)密的信息。但預(yù)算工作又需要各部門參與，這就需要設(shè)定不同部門和人員的權(quán)限，才能保證預(yù)算的保密和數(shù)據(jù)安全，依靠Excel進(jìn)行的預(yù)算管理無法實(shí)現(xiàn)權(quán)限管理的功能。

財(cái)務(wù)軟件——簡單的財(cái)務(wù)預(yù)算工具

與Excel相比，財(cái)務(wù)管理軟件在預(yù)算管理的信息化方面前進(jìn)了一步。好的財(cái)務(wù)軟件具有預(yù)算編制、預(yù)算分析、彈性預(yù)算、預(yù)算控制等功能，一般能夠靈活定義預(yù)算科目的口徑，并為該科目制定預(yù)算額；在預(yù)算的執(zhí)行控制方面，能夠與核算系統(tǒng)緊密集成；在某個(gè)部門的某項(xiàng)費(fèi)用超過預(yù)算額時(shí)，系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)自動報(bào)警；在預(yù)算分析方面，系統(tǒng)能夠自動將財(cái)務(wù)實(shí)際發(fā)生數(shù)與本年預(yù)算數(shù)或其他年份預(yù)算數(shù)進(jìn)行對比分析。

但是財(cái)務(wù)軟件的預(yù)算功能只能包括財(cái)務(wù)預(yù)算，如收入預(yù)算、費(fèi)用預(yù)算、利潤預(yù)算等，而對于銷售預(yù)算、生產(chǎn)預(yù)算等業(yè)務(wù)方面的預(yù)算，財(cái)務(wù)管理軟件卻無能為力。

換句話說，財(cái)務(wù)軟件僅僅實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)預(yù)算的信息化，而與現(xiàn)代預(yù)算管理倡導(dǎo)的包括財(cái)務(wù)部門和業(yè)務(wù)部門在內(nèi)的各級部門和組織共同參與、各預(yù)算之間緊密關(guān)聯(lián)的全面預(yù)算管理的思想相距遙遠(yuǎn)，依然難以實(shí)現(xiàn)有效的全面預(yù)算管理控制。

Navigator全面預(yù)算管理軟件——優(yōu)秀的信息化工具

專業(yè)的全面預(yù)算管理軟件是針對企業(yè)全面預(yù)算管理的需求而設(shè)計(jì)的軟件系統(tǒng)，它彌補(bǔ)了財(cái)務(wù)軟件在業(yè)務(wù)預(yù)算方面功能不足的缺陷，能夠使全面預(yù)算管理的各項(xiàng)工作實(shí)現(xiàn)信息化管理。其一般的架構(gòu)包括預(yù)算方案的設(shè)置、預(yù)算目標(biāo)的制定和分解、預(yù)算編制、預(yù)算審批和下發(fā)、預(yù)算調(diào)整/滾動預(yù)算、預(yù)算差異分析和預(yù)算查詢。

博科資訊Navigator全面預(yù)算管理軟件能夠幫助中小民營企業(yè)在全面預(yù)算管理工作中實(shí)現(xiàn)以下幾個(gè)核心功能：

1、靈活的預(yù)算方案

自定義設(shè)置預(yù)算，既包括業(yè)務(wù)預(yù)算，如銷售預(yù)算、生產(chǎn)預(yù)算，也包括財(cái)務(wù)預(yù)算，如利潤預(yù)算、現(xiàn)金預(yù)算等；靈活定義預(yù)算表內(nèi)和預(yù)算表間不同預(yù)算項(xiàng)目之間的計(jì)算關(guān)系；靈活設(shè)置各預(yù)算單元（部門）對應(yīng)的預(yù)算。

2、清晰的預(yù)算編制

自上而下、自下而上、以及上下結(jié)合的N上N下的編制流程；所有編制過程的數(shù)據(jù)唯一地保留在系統(tǒng)中，進(jìn)行查詢、匯總、分析、復(fù)制；隨時(shí)隨地進(jìn)行匯總數(shù)據(jù)到明細(xì)數(shù)據(jù)的查詢，在預(yù)算編制中匯總數(shù)據(jù)可以通過維度關(guān)系查詢到明細(xì)數(shù)據(jù)。

3、高效的預(yù)算執(zhí)行和調(diào)整

從預(yù)算目標(biāo)下達(dá)、預(yù)算編制、預(yù)算執(zhí)行、預(yù)算分析、到績效管理的完整戰(zhàn)略管理流程；通過流轉(zhuǎn)實(shí)現(xiàn)預(yù)算的逐級審批和下發(fā)，對審核不合格的預(yù)算，直接退回重新編制。

4、智能的預(yù)算分析

系統(tǒng)既可以根據(jù)設(shè)置自動導(dǎo)入，也可以手工輸入財(cái)務(wù)、銷售、生產(chǎn)等其他系統(tǒng)的實(shí)際發(fā)生數(shù)，通過靈活自定義分析報(bào)表的格式，進(jìn)行多維度預(yù)算差異分析，如量差、價(jià)差分析及預(yù)算和差異的趨勢分析。

5、完善的預(yù)算權(quán)限

通過權(quán)限設(shè)定，提高預(yù)算信息的保密性和安全性。

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